अपने ई-मेल को व्यवस्थित कैसे करें
"सफाई हमेशा के लिए" 1965 में पैदा हुए जुरगेन कुर्ज़ का आदर्श वाक्य है। वह "सफाई" के विषय पर कंपनियों को सलाह देते हैं। वह इस विषय पर किताबें भी लिखते हैं। नया "हमेशा के लिए साफ हो गया है - यहां तक कि डिजिटल", गबल-वर्लग, 128 पृष्ठ, 19.90 यूरो।
© गबल-वर्लगश्री कुर्ज़, आपके इनबॉक्स में कितने ईमेल हैं? जुरगेन कुर्ज़: इतने कम कि मैं उन्हें एक नज़र से पकड़ सकता हूं। गंभीरता से, ईमेल ने कई वर्षों पहले हमारे संचार में क्रांति ला दी है और इसे अनुकूलित किया है। लेकिन अब वे टाइम-वेस्टर और मोटिवेशनल शिकारी बन गए हैं। यह स्वयं ई-मेल नहीं है, बल्कि इससे निपटने का अप्रभावी तरीका है। अक्सर एक इन-डू सूची के रूप में इनबॉक्स का दुरुपयोग किया जाता है।
आप यह कैसे उपाय करते हैं?
मूर्त दस्तावेजों के संगठन की तरह, कुछ चालें ऊपरी हाथ को फिर से इनबॉक्स में लाने में मदद करती हैं। यदि कोई ईमेल संसाधित होने के बजाय बस देखा जाता है, तो यह इनबॉक्स में रहता है। परिणाम: इनबॉक्स? भरा? इनबॉक्स में ई-मेल को बाद में देखें, जो पहले ही खुल चुके हैं, लेकिन अभी तक संसाधित नहीं हुए हैं, तनाव पैदा कर सकते हैं। प्रोसेसिंग एक ऐसी रणनीति है जो आपके इनबॉक्स को लगातार पतला या खाली रख सकती है। प्रसंस्करण के पांच चरण हैं: हटाना, अग्रेषण, संग्रह, संपादन या शेड्यूलिंग। यदि आप इन चरणों में से प्रत्येक ई-मेल के साथ जाते हैं, तो आपको एक अवलोकन मिलता है और एक ठंडा सिर रहता है।
क्या ईमेल को पहले से सॉर्ट करने का कोई तरीका है?
हां। अधिकांश कार्यक्रमों में एक नियम विज़ार्ड होता है। तो आप कर सकते हैं, उदाहरण के लिए समाचार पत्र को एक अलग फ़ोल्डर में प्रवाहित करें। इससे इनबॉक्स में भीड़ थोड़ी कम हो जाती है और तनाव कम हो जाता है। क्योंकि फ्री डेस्क की तरह, एक स्पष्ट इनबॉक्स एक अच्छा एहसास देता है। यदि आपके पास कई समाचार पत्र भेजे गए हैं या चर्चा मंचों में भाग लेते हैं, तो दूसरा ई-मेल पता बनाना सबसे अच्छा है। Gmx.de या web.de के तहत आप यह मुफ्त में कर सकते हैं। आपका मुख्य पता तो अक्सर परिणामी विज्ञापन ईमेल से बख्शा जाएगा।
किन स्थितियों का आम तौर पर हम पर अत्यधिक प्रभाव पड़ता है?
अक्सर यह छुट्टी के बाद के दिन होते हैं। मेलबॉक्स से बाहर निकलने से पहले वह किसी सहकर्मी के साथ सहमत होने में मदद करता है ताकि हमारे पास वापस आने पर पहले से ही कुछ संरचना हो। या आप अपने आप को एक दिन देते हैं जिस पर आप केवल एक इनबॉक्स संपादित करते हैं और एक दिन बाद व्यापार भागीदारों को सूचित करते हैं। तो आप धीरे-धीरे वापस आ सकते हैं और कार्यों का अवलोकन कर सकते हैं।
और रोजमर्रा की जिंदगी में?
ई-मेल रोजमर्रा की जिंदगी में तनाव का एक स्रोत है। हम लगातार प्रवेश द्वार की जांच करते हैं या एक बीप द्वारा विचलित होते हैं। ऑडियो और विज़ुअल ई-मेल रिसेप्शन सिग्नलों को अक्षम करने से चीजों पर दबाव पड़ता है और हमें लगातार बाधित होने से बचाने में मदद करता है। यह मोबाइल डिवाइस, टैबलेट और स्मार्टफोन पर भी लागू होता है। दिन में कई बार ब्लॉकों में ई-मेल को संसाधित करना भी सहायक है। इस तरह, टाइम स्लॉट सेट किए जाते हैं जिसमें ईमेल को पांच चरणों में से एक के बाद संपादित किया जा सकता है। वैसे: यदि आप एक ई-मेल भेजते हैं, तो आमतौर पर नए ई-मेल उठाए जाएंगे। लेकिन नए मेल का मतलब होता है नई व्याकुलता। यदि आप वास्तव में चाहते हैं तो केवल नए ईमेल लेने के लिए प्रोग्राम सेट करें। इसलिए आप बिना सोचे-समझे काम कर सकते हैं और वर्तमान कार्य पर बेहतर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। इसके अलावा, आप नए मेल द्वारा विचलित होने के जोखिम को चलाने के बिना इनबॉक्स को पूरी तरह से खाली कर सकते हैं। सक्रिय कार्य बलों को जारी करता है - जो भी प्रतिक्रिया करता है वह सबसे खराब स्थिति में ही बीमार हो जाता है।
कौन सी चुनौतियाँ लैपटॉप और सह लेती हैं? बेशक, असंरचित फाइलें। चाहे छोटी टीम हो या बड़ा विभाग? मूल्यवान समय को लूटना चाहते हैं। कई कंपनियों में दाखिल संरचनाएं समय के साथ विकसित हुई हैं और बढ़ती रही हैं। हर कोई अपने ज्ञान और विश्वास के लिए दस्तावेजों को संग्रहीत करता है, जहां यह सबसे तर्कसंगत लगता है। लेकिन एक कर्मचारी जो सोचता है वह तार्किक है, अगले को लंबे समय तक समझना या समझ में नहीं आता है। वर्षों से, यह डुप्लिकेट फाइलिंग सिस्टम और सबफ़ोल्डर्स में परिणाम देता है जो मदद से अधिक प्रश्न उठाते हैं। डेटा अराजकता पूर्वनिर्मित है। यह कोई रहस्य नहीं है कि दस्तावेजों को बड़े करीने से नामित किया जाना है। फ़्रीस्टाइल तो एक समान संरचना का उपयोग करने के लिए, खेल के निश्चित नियमों को तैयार करने और उनका पालन करने के लिए है।
आसान लगता है ...
लेकिन ऐसा नहीं है। सिद्धांत और व्यवहार दो अलग-अलग दुनिया हैं। पिछले साल हमने लीपज़िग में AKAD Hochschule के सहयोग से कार्य कुशलता पर एक अध्ययन किया। रोजमर्रा के काम पर संचार साधनों के उपयोग और प्रभाव के अलावा, हमने अपना ध्यान आदेश और उत्पादकता के संयोजन पर भी केंद्रित किया है। हमारे अध्ययन के परिणाम ने स्पष्ट रूप से दिखाया है कि वे सीधे संबंधित हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह इनबॉक्स फ़ोल्डर या डिजिटल दस्तावेज़ फाइलिंग के बारे में है।
